Указание за работа със записите по качеството

Организационната процедура PR-03.05.02 Управление на записите определя реда за идентификация, събиране, индексиране, достъп, картотекиране, съхранение, поддържане и унищожаване на записите по качество в МУ-Плевен. Копие от процедурата е получило всяко звено през 2006 г. Същото следва да бъде съхранявано, като се осигури достъп на всеки преподавател. Напомняме Ви, че всички документи на Вътрешната система по качество са качени и в Интернет-страницата на МУ-Плевен: http://mu-pleven.bg/ НАЧАЛО>СТРУКТУРА>АКРЕДИТАЦИЯ> ВЪТРЕШНИ НОРМАТИВНИ АКТОВЕ НА МУ-ПЛЕВЕН И ОРГАНИЗАЦИОННИ ПРОЦЕДУРИ НА СОПКО

Съгласно същата организационна процедура записът е отчетен документ, предоставящ обективно доказателство за извършени дейности и постигнати резултати. Всеки запис трябва да се съпровожда от дата, име, длъжност и подпис на попълнилия записа.

Моля при разработването на всеки документ (запис) по учебната работа да се спазва приетия уникален идентификационен код. Във връзка с това прилагам актуализиран Списък на записите по качеството (Списък на записите по качеството).

Унифицирането на учебната документация е свързано и с възприемането на определен модел на структура за всеки запис, който следва да се използва от всички звена, отговарящи за разработването, поддържането и съхранението на някои от документите. Прилагам прототип на структура, която следва да се възприеме при разработката на всеки формуляр (Прототип на структура на запис), вкл. учебни програми (Прототип на структура на Учебна програма) и студентски картони (Прототип на структура на студентски картон). Проверката и утвърждаването на всеки формуляр се извършва на съответните нива (катедра, сектор, студентска канцелария, учебен отдел, Учебно-методичен съвет, Факултетен съвет/Колежански съвет, Академичен съвет) в зависимост от конкретния документ. Датата в горния колонтитул е датата на разработването на самия формуляр за пръв път според изискванията на стандарта и не се променя повече, освен в случаите, когато се възприеме нова структура на запис (Последното е отговорност на Зам. Ректора по КОА). Номерът на екземпляра в долния колонтитул се определя от направените промени в съдържанието на документа – всяка внесена промяна изисква да се промени и № на екземпляра (Екз. № 1,2,3,4 и т.н.). Валидността на документа е от датата на неговото утвърждаване (валиден от............г.)

Обръщам специално внимание на учебните програми: всяка учебна програма е необходимо да включва обосновка на целите на обучение, анотация на темите в лекциите, семинарните упражнения и лабораторния практикум, практическите манипулации със съответния хорариум, описание на процедурите по семестриален контрол и провеждане на изпитите, списък на препоръчваната литература, списък на преподавателите, в кой семестър се изучава, дали е задължителна, избираема или факултативна дисциплина според учебния план на специалността. Всяка катедра/сектор е длъжна след разработването на нова или актуализирането на учебна програма по определена учебна дисциплина, да изисква от съответната студентска канцелария копие от програмата на хартиен носител с подпис на Декана/Директора и печата на основното звено (Факултет, Колеж), и датата на утвърждаване от Факултетния/Колежанския съвет.

Записите се съхраняват според предвидения за това срок. При унищожаването им се изготвя списък, който се съгласува със заинтересованите лица и се утвърждава от съответния ръководител.